Morgens ein Online-Meeting und am Nachmittag schon auf dem Surfbrett stehen? Für viele Menschen ist das Arbeiten in der Ferne ein attraktives Konzept und eine Win-Win-Situation: arbeiten wo man will, während man gleichzeitig neue Orte entdecken und entspannen kann.

Der Begriff „Workation“ setzt sich aus den englischen Wörtern „Work“ und „Vacation“ zusammen. Er beschreibt die Idee, Arbeit und Urlaub miteinander zu kombinieren – ein Trend, der immer beliebter wird.

Damit auch du künftig den Laptop schließen und umgehend das Surfbrett Richtung Strand schultern kannst, fange frühzeitig an, deine eigene Workation zu planen.

Die folgende Checkliste hilft dir dabei, alle wichtigen Punkte für das Arbeiten aus der Ferne auf dem Schirm zu haben.

Mit dieser Checklist planst du eine gelungene Workation

1. Rechtliche Rahmenbedingungen mit Arbeitgeber klären

Im deutschen Arbeitsrecht ist der Begriff Workation noch nicht etabliert. Bedeutet: Ein allgemeines Recht auf Workation gibt es nicht. In den meisten Jobs ist es rechtlich machbar, für eine Weile fernab von zuhause zu arbeiten. Das geht allerdings nicht ohne die Erlaubnis des Chefs oder der Chefin.

Erkundige dich deshalb in der Personalabteilung und Kolleg:innen, die bereits eine Workation gemacht haben, nach der Handhabung in deinem Unternehmen.

Tipp: Um dich rechtlich abzusichern, halte die getroffenen Verabredungen zu deiner Workation (Zielland, Dauer etc.) in einer arbeitsrechtlichen Zusatzvereinbarung mit deinem Arbeitgeber fest.

2. Passendes Zielland finden

Für einen produktiven Austausch mit deinen Kolleg:innen ist es ratsam, dass eure Zeitzonen nicht zu stark voneinander abweichen: Workation in Australien klingt verlockend – aber überlege dir, ob du dort wirklich mitten in der Nacht arbeiten willst bzw. Zwecks Erreichbarkeit musst?

Zudem solltest du dein Wunschland für deine Workation auch in Puncto Sicherheitslage und die medizinische Versorgung prüfen.

Liegt dein Zielland außerhalb der EU? Dann solltest du auch recherchieren, ob du dort überhaupt arbeiten darfst. Unter Umständen könnten du einen Aufenthaltstitel und/oder eine Arbeitserlaubnis benötigen. Als Ausgangspunkt deiner Recherche kannst du zum Beispiel auf der Homepage des Auswärtigen Amtes nach Informationen suchen.

3. Profitiere von der Freizügigkeit in der EU

Mache es dir nicht unnötig kompliziert! Halte deinen Planungsaufwand gering, indem du dich als EU-Bürger:in für eine Workation innerhalb der EU entscheidest.

Hintergrund: Wenn du EU-Bürger:in bist und sich dein Workation-Ort innerhalb der EU befindet, ist das rechtlich kein Problem. In der EU gilt die Freizügigkeit. Bedeutet: du hast das Recht, dich frei in allen EU-Ländern zu bewegen, zu leben und zu arbeiten. Dein Planungsaufwand bleibt gering.

Gut zu wissen: In der Regel gilt für dich während einer Workation in der EU das Arbeitsrecht des Landes, in dem du üblicherweise arbeitest.

4. Arbeite weniger als 183 Tage im Ausland, um Doppelbesteuerung zu vermeiden

Wenn du als Arbeitnehmer:in weniger als 183 Tage in einem fremden Land arbeitest, musst du normalerweise in diesem Land keine Einkommensteuer zahlen. Dies gilt, solange dein Gehalt nicht von einem Arbeitgeber oder einer Betriebsstätte in diesem Land gezahlt wird.

Während deiner Workation zahlst du einfach weiter Steuern in deinem Wohnsitzland.

Achtung: Planst du, länger im Ausland zu arbeiten, musst du dich mit den Doppelsteuerabkommen der jeweiligen Länder auseinandersetzen.

5. Achte auf geregelte Arbeitszeiten

Niemand will angerufen werden, wenn er auf dem Surfbrett steht!

Bei deiner Arbeit fernab von zuhause soll sowohl die Arbeit als auch die Erholung nicht zu kurz kommen. Deshalb ist es besonders wichtig, während einer Workation feste Arbeitszeiten zu haben.

Tipp:Vereinbare deine Arbeitszeiten und Erreichbarkeiten während deiner Workation im Voraus mit deinem Arbeitgeber. Halte diese Vereinbarung schriftlich fest.

6. Stelle sicher, dass dein Workation-Arbeitsplatz alle technischen Anforderungen erfüllt

Ein Ferienhäuschen mitten in der Toskana ist zwar verheißungsvoll – aber ob es da wirklich ein stabiles Netz gibt?

Habe bei der Wahl deines Workation-Ortes unbedingt auf dem Schirm, dass dein Arbeitsplatz dort deinen technischen Anforderungen genügen muss. Tausche dich dazu im Voraus mit potenziellen Gastgebern aus.

So bist du auf der sicheren Seite: wähle von vorne herein urbane Orte und recherchiere nach Co-Working-Spaces in deiner Workation-Umgebung.

Tipp: Office-Club hat beispielsweise gleich zwei Niederlassungen in Mailand: Office Club Via Bagutta und Office Club Via Monte Napoleone – perfekte Voraussetzung für deine nächste Workation in Bella Italia.

7. Kranken- und Sozialversicherung klären

Um während deiner Workation im Ausland gut abgesichert zu sein, ist es wichtig, sowohl die Kranken- als auch die Sozialversicherung im Blick zu behalten. Informiere dich über deinen Versicherungsschutz im Ausland. Für EU-Bürger:innen besteht meistens weiterhin der Schutz durch die heimische Krankenversicherung, wenn der Aufenthalt in einem anderen EU-Land erfolgt. Außerhalb der EU kann es jedoch Unterschiede geben, und eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung könnte notwendig sein.

Was die Sozialversicherung betrifft, so solltest du prüfen, ob und wie Beiträge während deiner Zeit im Ausland geleistet werden müssen. Auch hier können die Regelungen variieren, je nachdem, ob du innerhalb der EU oder in einem Land außerhalb arbeitest. Besonders bei längeren Aufenthalten könnten andere Länderregelungen greifen.

Tipp: Für Aufenthalte außerhalb der EU ist es ratsam, sich frühzeitig über die spezifischen Anforderungen und Regelungen zu informieren und gegebenenfalls Expert:innrat einzuholen.

Workation als Selbstständige und Freiberufler:innen?

• Für Selbstständige und Freiberufler:innen sind die steuerrechtlichen Bedingungen bei einer Workation ähnlich zu denen von Angestellten. Sie müssen ihre Steuern in Deutschland abführen, solange sie hauptsächlich dort arbeiten.
• Auch hier gilt die 183-Tage-Regel: Arbeitest du als Freiberufler:in oder selbstständige Person mehr als 182 Tage im Ausland, könnte das Steuerrecht des jeweiligen Landes greifen.
• Auch die Regelungen zur Sozialversicherung für Selbstständige gelten ähnlich wie in Deutschland.
• Bei einer Workation in Ländern außerhalb der EU sollten Selbstständige sich an deutsche Behörden wenden, um die spezifischen Anforderungen und Regelungen für diese Länder zu klären.

Fazit: Die Planung einer gelungenen Workation erfordert eine gründliche Vorbereitung: rechtliche Klärungen mit dem Arbeitgeber, die Wahl eines geeigneten Ziellandes. Habe auch den Faktor Zeitzonen im Kopf, um eine möglichst angenehme Workation zu erleben.

Achte zudem auf die Einhaltung der 183-Tage-Regel und stelle im Voraus sicher, dass dein Arbeitsplatz im Zielland deinen technischen Anforderungen entsprechen wird.

Wichtig sind auch die Klärung von Kranken- und Sozialversicherungsschutz.

Beachte unsere Checklist und freue dich in deiner Workation auf minimalen Stress und maximale Erholung.

Frohes Planen!