Nicht nur Coworker und Selbstständige kennen diese Herausforderung: Es türmen sich die Aufgaben auf der To-Do-Liste und man fragt sich: Was mache ich wann? Wann gönne ich mir eine Pause? Wie regeniere ich am besten vom Stress? All diesen Fragen wollen wir in diesem Beitrag nachgehen und den Fokus darauf legen, wie man sein Leben richtig strukturiert, um den optimalen Arbeitsrhythmus zu finden.

Das wichtigste zuerst

Mit der definitiv wichtigsten Regel zu erfolgreichem Arbeiten beginnen wir diesen Artikel: Sie lautet 'First things first'! Die großen, fordernden, anspruchsvollen Aufgaben sollten wir unbedingt als erstes am Tag erledigen, denn zu Beginn des Arbeitstages sind wir noch frisch, konzentriert und motiviert. Untersuchungen haben ergeben, dass nach 4 bis 5 Stunden produktiver Arbeit die Leistungsfähigkeit zu sinken beginnt. Daher sollten wir diesen Korridor nutzen, um uns den großen Projekten zu widmen: den Essay schreiben, die Präsentation für den Geschäftsführer formulieren, das Logo für die neue CI konstruieren.

Nicht durch Kleinigkeiten blockieren lassen

Viele Menschen begehen leider den Fehler, dass sie sich den produktiven Vormittag mit den kleinen nervigen, administrativen Tätigkeiten blockieren und die großen, wichtigen Aufgaben nach hinten schieben in der Hoffnung, dass sie dann mehr Luft dafür haben. Das kann - im wahrsten Sinne des Wortes - schnell nach hinten losgehen. Denn einerseits produziert das Aufschieben Stress und andererseits verpassen wir dadurch unser produktives Fenster mit der höchsten Leistungsfähigkeit.

Nicht aus der Ruhe bringen lassen

Auf keinen Fall sollten wir uns durch wichtig klingende E-Mails oder Anrufe oder auch Kollegen, die Druck ausüben, von unserem First-things-first-Plan abbringen lassen. Wenn wir unser Vorhaben wie geplant durchziehen, werden wir am Ende des Tages mit Erfolg belohnt.

Den Tag vorplanen

Sehr hilfreich ist es auch, den kommenden Tag bereits am Abend zuvor vorzuplanen. Wer mit Struktur und Köpfchen in den Arbeitstag startet, wird seine Aufgaben besser und effizienter erledigen können als Menschen, die erst den Morgen damit zubringen müssen, ihre To-Dos zu sortieren und sich eine Reihenfolge zu überlegen.

Viele kleine Pausen machen

Doch nicht nur die produktiven Phasen sind relevant. Eine große Rolle spielt es auch, sich regelmäßige Pausen zu gönnen, um seine Leistungsfähigkeit wiederherzustellen. Damit sind insbesondere „echte“ Pausen gemeint – das heißt: weg vom Computer, Spazieren gehen, Essen gehen, mit Kollegen plaudern. Diese Pausen sollten zudem regelmäßig, am besten beinahe stündlich stattfinden, damit sie wirklich nützlich sind. Eine einzige große Pause am Tag ist dagegen weniger sinnvoll.

Von den besten lernen

Mit dieser Struktur der etwas kleineren, kürzeren Arbeitseinheiten und kleinen Pausen zwischendurch sind insbesondere Spitzensportler, Top-Manager und andere hochproduktive Menschen erfolgreich. Das hat eine Studie unter 200 Menschen ergeben, die Spitzenleistungen erbringen, von der Forbes in diesem Artikel berichtet.

Ausreichend schlafen

Zu einem erfolgreich strukturierten Tagesrhythmus gehört aber auch die Zeit, in der wir nicht arbeiten. Wichtig ist es, diese Zeiten für eine qualitativ hochwertige Regeneration zu nutzen. Dazu zählt ein ausreichender und erholsamer Schlaf, der je nach Bedarf 7 bis 9 Stunden betragen sollte. Dazu zählt aber auch eine gesunde und ausgewogene Ernährung.

Regelmäßig Sport machen

Einen entscheidenden Beitrag zur Produktivität leistet zudem die sportliche Betätigung: Zahlreiche Studien haben nachgewiesen, dass körperlich fitte und gesunde Menschen auch geistig leistungsfähiger sind. Der alte Leitspruch "Mens sana in corpore sano" (dt.: "ein gesunder Geist in einem gesunden Körper") hat also nichts von ihrer Gültigkeit verloren.

Mehr Struktur beim Coworking

Wenn wir diese wichtigen Regeln beherzigen, steht einem erfolgreich strukturierten Arbeitstag kaum noch etwas im Wege. Coworker haben es zudem vielleicht etwas einfacher, ihren Tag zu strukturieren und zu organisieren, als andere Berufstätige. Denn viele kleine alltägliche Dinge, die zu einem bedarfsgerechten Arbeiten führen, werden einem hier bereits abgenommen. Dazu fällt es Coworkern leichter, eine ausgeglichene Work-Life-Balance zu finden, wie wir in diesem Beitrag bereits aufgezeigt haben. Die Basis für einen guten Arbeitsrhythmus ist im Coworking Space also bereits gelegt – nutzen wir sie!