Die Gewerbeanmeldung ist ein wesentlicher Schritt für Unternehmer:innen, um ihre Geschäftstätigkeit offiziell zu starten.

Bei der Nutzung eines virtuellen Büros, also eines Büroservices von Office Club, gibt es einige Besonderheiten zu beachten.

Dieser Artikel verrät dir, wie du bei der Gewebeanmeldung bei einem virtuellem Büro korrekt vorgehst, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Warum eine gemietete Geschäftsadresse?

Viele Gründer:innen und Unternehmen entscheiden sich für eine gemietete Geschäftsadresse. Sie ermöglicht es, repräsentativ aufzutreten, ohne hohe Mietkosten für Büroflächen in bester Lage zu zahlen.

Außerdem musst du deine Privatadresse nicht im Impressum deiner Homepage angeben, was deine Privatsphäre schützt. Alle Details dazu findest du in unserem weiterführenden Artikel zum Thema.

Das bietet dir das Virtuelles Büro zusätzlich zur gemieteten Geschäftsadresse

Für Eintragungen in öffentliche Verzeichnisse oder Register (z.B. das Handelsregister) legen wir dir unser Virtuelles Büro / Firmendomizil ans Herz*.

Unser Virtual Office gibt dir nicht nur eine repräsentative Geschäftsadresse, sondern bietet auch praktische Dienstleistungen, die den Büroalltag erleichtern. Unser Team nimmt Post für dich entgegen und leitet sie weiter oder stellt sie dir digital zur Verfügung. Wichtige Informationen hast du so unmittelbar zur Hand. Durch den optionalen Infomail-Service wirst du über eingehende Post informiert und kannst schnell darauf reagieren. Zudem kannst du unser virtuelles Büro im Gegensatz zur Geschäftsadresse auch als Firmensitz, z.B. zur Eintragung deiner Firma im Handelsregister nutzen.

Einen Überblick und detaillierte Infos zu unseren Services Geschäftsadresse mieten und Virtuelles Büro und deren Unterschiede findest du hier.

Anmeldung deiner virtuellen Geschäftsadresse beim Finanzamt: Was ist zu beachten?

Das Wichtigste bei der Anmeldung deines Gewerbes beim Finanzamt ist die korrekte Angabe deiner Arbeits- und Geschäftsadressen.

Im Fragebogen zur Steuerlichen Erfassung muss dein Gewerbe in den meisten Fällen (Ausnahmen z.B. bei Freelancenden und Freiberufler:innen) in einer Gewerbefläche angemeldet sein. Die Geschäftsleitung muss jedoch dort angemeldet werden, wo diese auch sitzt/tatsächlich arbeitet: das ist deine Privatadresse, wenn du von zu Hause arbeitest.

Und so trägst du dies richtig im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein:

• „Anschrift des Unternehmens“ im Fragebogen: Hier gibst du die Anschrift deines virtuellen Büros, also deiner gemieteten Geschäftsadresse von Office Club an.

• „Ggf. abweichender Ort der Geschäftsleitung“ im Fragebogen: Hier gibst du deinen tatsächlichen Arbeitsort, an dem du sitzt und deiner Arbeit nachgehst (wahrscheinlich deinen Wohnort/deine Privatadresse), an. 

Hintergrund: Am tatsächlichen Arbeitsort muss ein physisches Büro bestehen, also ein dauerhafter und regelmäßig genutzter Arbeitsplatz, an dem sich auch deine Geschäftsunterlagen befinden.

Finde dein zuständiges Finanzamt

Das für die Gewerbeanmeldung zuständige Finanzamt richtet sich nach dem Ort deiner Geschäftsleitung. Wenn du von zu Hause arbeitest, ist das Finanzamt deines Wohnorts zuständig, nicht das deines Firmensitzes. 

Professionelle Außenwirkung trotz Privatadresse

Auch wenn du deine Privatadresse als Ort der Geschäftsleitung zur Gewerbeanmeldung angeben musst, bedeutet dies nicht, dass diese öffentlich wird. Deine professionelle Außenwirkung durch die virtuelle Adresse bleibt erhalten. Nur das Finanzamt wird über deine Privatadresse bzw. deinen tatsächlichen Ort der Geschäftsleitung informiert.

Beim Handelsregistereintrag (welches öffentlich einsehbar ist), nennst du nämlich die Adresse deines virtuellen Büros / deine gemietete Geschäftsadresse als Geschäftsanschrift. Hier bist du nicht verpflichtet, den abweichenden Sitz der Geschäftsleitung (also deine Privatadresse) anzugeben.

Hintergrund: Das Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts erlaubt explizit, dass die im Handelsregister anzugebende Geschäftsanschrift von dem Sitz der Geschäftsleitung, also der tatsächlichen Verwaltung abweichen kann. Entsprechend besteht keine Verpflichtung, den tatsächlichen Gewerbeanmeldungsort nach außen zu kommunizieren.

Dies bietet dir die Möglichkeit, deine tatsächliche Arbeit und Verwaltung von einem weniger attraktiven Standort aus zu führen dennoch von einer repräsentativen Adresse für eine professionelle Außenwirkung zu profitieren und natürlich auch von Zeit zu Zeit dort zu arbeiten.

Die Lösung funktioniert für sämtliche Kapitalgesellschaften (GmbH incl. UG (haftungsbeschränkt), AG etc.), Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) und auch für den eingetragenen Kaufmann (e.K.), da für alle die Pflicht gilt, im Handelsregister eine inländische Geschäftsanschrift anzugeben.

Fazit: Durch die korrekte Gewerbeanmeldung deiner virtuellen Geschäftsadresse schützt du dich vor rechtlichen Schwierigkeiten mit dem Finanzamt. Gleichzeitig bleibt die professionelle Außenwirkung deines Unternehmens bestehen.

Hinweis: Diese Informationen sind unverbindlich und stellen keinerlei Rechtsberatung dar. Diese sollte im Zweifel selbstverständlich über deinen Steuerberater, Rechtsanwalt o.ä. eingeholt werden, um maßgeschneiderte Lösungen für dein Unternehmen zu finden.

*es sei denn, deine Geschäftsanschrift ist dort als unselbstständige Zweigniederlassung oder reine Postanschrift unter Angabe des Unternehmenshauptsitzes vermerkt.