In vielen Unternehmen ist in den letzten Jahren eine Entwicklung zu beobachten, die, zumindest auf den ersten Blick, sehr nah am Konzept des Coworking ausgerichtet zu sein scheint: der Trend zur Abschaffung von fest zugewiesenen Arbeitsplätzen für Mitarbeiter hin zu flexibel geteilten Arbeitsplätzen. Also das, was wir unter Hot Desking oder Desksharing verstehen. Doch warum gehen Firmen dazu über, ihren Mitarbeitern keine exklusiven Arbeitsplätze mehr bereitzustellen? Wo liegen die Vorteile dieses Konzepts, und welche Nachteile könnten damit verbunden sein?

Viele Schreibtische bleiben oft ungenutzt

Ein Hauptgrund für Unternehmen, auf Hot Desking zu setzen, geht sowohl auf praktische Erfahrungen als auch auf Studien zurück, die besagen, dass bis zu 40% der fest zugeteilten Arbeitstische täglich unbenutzt bleiben – beispielsweise aufgrund von Urlaub oder Teilzeitarbeit.

Kosten für Miete und Equipment reduzieren

Indem man also diesen Erkenntnissen im Unternehmens-Layout Rechnung trägt, lassen sich vergleichweise leicht Overhead-Kosten reduzieren: Nicht nur wird weniger Hardware und Möbel benötigt, sondern auch weniger Bürofläche. Das ist gerade in Zeiten stark steigender Mieten für Gewerberäume ein wichtiger Aspekt.

Mehr Austausch und Interaktion

Ebenso spricht für Hot Desking, dass dieses Modell Mitarbeiter dazu motiviert, mehr mit wechselnden und neuen Kollegen zu interagieren und sich mit diesen auszutauschen – Stichwort Socialising.

Mobile und unabhängige Mitarbeiter fühlen sich wohl

Zudem kommt dieses Arbeiten an wechselnden Orten Mitarbeitern entgegen, die sich unter den Bedingungen der Mobilität und Unabhängigkeit wohlfühlen und in einem derart flexibilisierten Umfeld aufblühen. Sie können so ihre Kreativität und Leistungsfähigkeit besser entfalten.

Ängste und Stress können zunehmen

Auf der anderen Seite gibt es allerdings auch viele Menschen, für die dieser ständige Wechsel und die eingeforderte, hohe Mobilität eine Belastung darstellen. Sie empfinden zum Beispiel vor Erreichen des Arbeitsplatzes Ängste, dass kein Platz, beziehungsweise kein präferierter Platz, für sie frei sein könnte.

Effizienzverluste durch permanentes Neu-Einrichten

Zudem kann es sich nachteilig auf die Effizienz auswirken, wenn Arbeitskräfte täglich aufs Neue Zeit dafür aufwenden müssen, ihren Arbeitsplatz einzurichten und die benötigte Ausrüstung zum Laufen zu bringen.

Welche Arbeitskultur soll es sein?

So bleibt es auch eine Frage der Arbeitskultur und der Präferenzen, ob eher die Vorteile oder die Nachteile dieses Modells überwiegen. Wenn sich ein Unternehmen dafür entschieden hat, mehr Vorteile im Konzept des Desksharings zu sehen, gibt es ein paar Tipps, wie man dieses Modell erfolgreich in der Praxis umsetzt:

Sorgfältige Planung
Das wichtigste ist, alle Aspekte, die für Hot Desking erforderlich sind, sorgfältig zu planen. Wie genau sollen die Büroräume umgebaut werden? Wie groß ist das Budget? Und wie kann man Wünschen und Bedürfnissen der Mitarbeiter begegnen?

Offen kommunizieren und erklären
Ungemein entscheidend für den Erfolg der Umstellung ist es auch, die Veränderungen offen zu kommunizieren und Konzept und Zielsetzung intensiv zu erklären, um eventuell negativen Gerüchten vorzubeugen.

Agiles Arbeiten als Teil einer umfassenden Arbeitsstrategie
Gut funktioniert Hot Desking auch dann, wenn es Teil einer größeren Arbeitsstrategie ist. Daher ist es ratsam, auch Konzepte wie zum Beispiel Home Office mit in die Strategie einzubeziehen.

Raum für Meetings schaffen
Und natürlich ist es auch sehr wichtig, genug Meetingräume und Treffpunkte für die Mitarbeiter einzuplanen – denn ohne diese Orte kann Desksharing nicht funktionieren.

Unterschiede zum Coworking Space

Für Gründer, Selbstständige und Freelancer, die vergleichbares schon länger aus dem Coworking Space kennen, dürfte das Modell des wechselnden Arbeitsplatzes mehr Chance als Bedrohung sein. Viele Coworker suchen geradezu nach häufiger Abwechslung, weil ihnen diese die Möglichkeit zum Netzwerken und zum unkomplizierten Knüpfen neuer Kontakte gibt. Vereinfacht gesagt: Coworker suchen bewusst die Nähe zu Gleichgesinnten, mit denen sie auf Wunsch ohne größere Hindernisse ins Gespräch kommen können. Demgegenüber stehen Angestellte, deren Arbeitsweise eventuell ein Hot Desking-Ansatz übergestülpt wird, der den eigenen Vorstellungen alles andere als entgegenkommt. Entsprechend hoch kann das Fruchtpotenzial ausfallen.

Dedicated Desks als Option

Beim Coworking ist Hot Desking schon immer eines der Grundprinzipien gewesen. Dennoch gibt es - zumindest in den meisten Coworking Spaces - für alle, die doch nach mehr Kontinuität im Arbeitsumfeld suchen, immer auch die Option eines Dedicated Desks. Ganz nach Bedarf.