Perché prenotare una sala conferenze

Prenota personalmente le sale riunioni in qualsiasi momento

Tutte le sale per seminari e conferenze e le sale riunioni sono a disposizione dei soci e dei non soci. Sono prenotabili in ogni momento tramite il nostro sito web o l'account personale del Club. In qualità di socio ricevi automaticamente uno sconto del 50% (tariffa Flex opzionale) sul prezzo della sala. L'abbonamento al Club (a partire da 14,90 € al mese) di solito si ripaga già prima dell'inizio del primo incontro.

E non è tutto: oltre alle sale conferenze, agli uffici pronti per essere occupati immediatamente e alle postazioni di lavoro flessibili, l'Office Club offre anche spazi di varie dimensioni - quali supplemento o alternativa per workshop, presentazioni o riunioni con molti partecipanti.

Meeting di gruppo, workshop o eventi: le riunioni hanno bisogno di uno spazio dove poter essere creative, produttive e di successo. Se vuoi affittare una sala conferenze devi prestare attenzione ad alcuni aspetti importanti, dall'attrezzatura all'atmosfera, dalla tecnologia al servizio, altrimenti una conferenza può trasformarsi rapidamente in un flop. Riassumiamo gli aspetti più importanti per le moderne sale conferenze.

Per quali occasioni vale la pena prenotare le sale conferenze?

Le sale conferenze sono parte integrante del mondo del lavoro professionale, che senza di esse diventa poco professionale, pesante ed estremamente improduttivo. Gli spazi di lavoro dedicati rendono le riunioni più efficaci, aumentano la concentrazione sull'argomento, e forniscono attrezzature che supportano gli obiettivi della riunione e creano un'atmosfera produttiva. Avrai bisogno di sale conferenze per le occasioni qui elencate.

• Pitch: vuoi presentare un'idea e hai bisogno di una sala conferenze professionale che valorizzi la tua performance ed eviti distrazioni a te, i tuoi interlocutori e i tuoi clienti.

• Team meeting: la riunione di gruppo funziona meglio in una sala riunioni perché tu e il tuo team potete lavorare in modo mirato. Avete a disposizione tutto il materiale importante per essere produttivi e uno spazio chiuso dove nessuno vi disturba (e voi non disturbate nessuno).

• Brainstorming: le sale riunioni professionali favoriscono la creatività perché sono al di fuori dell'ambiente di lavoro abituale e quindi forniscono nuovi impulsi. L'arredamento della sala riunioni svolge un ruolo importante nel garantire che le idee del team emergano, sia attraverso superfici analogiche o digitali (ad esempio, grandi schermi e lavagne a fogli mobili), sia attraverso supporti classici come i post-it o le schede di moderazione.

• Off-site: se il team allargato si riunisce una, due o più volte all'anno, volete essere produttivi e magari lavorare sui prossimi obiettivi trimestrali, semestrali o annuali. Queste riunioni off-site richiedono metodi di lavoro diversi, dal brainstorming alle presentazioni alle sessioni di breakout. La sala riunioni deve essere particolarmente flessibile. Le sale riunioni esterne sono particolarmente adatte perché le loro attrezzature le rendono molto versatili.

• Seminari: la formazione continua non è un'attività ordinaria, e se lasci che i seminari si svolgano nel normale ufficio rischi che le attività quotidiane distraggano i team. Ciò può accadere sia a causa dell'ambiente di lavoro consueto, sia dei colleghi che possono disturbare la conferenza ("Ehi, ho bisogno subito di..."). Il team si distrae e l'effetto della formazione viene meno. È quindi opportuno che i seminari si svolgano in sale conferenze esterne all'ufficio.

• Laboratori: come una sessione off-site o di brainstorming, anche un workshop vuole raggiungere un obiettivo produttivo-creativo specifico. Qui è importante favorire gli impulsi positivi che creano una buona atmosfera di lavoro. Le sale conferenze professionali offrono le migliori caratteristiche per questi eventi.

Le riunioni di successo hanno bisogno di locali adeguati che spesso non sono disponibili in ufficio, sono già prenotati o non possono essere utilizzati per una conferenza piuttosto lunga. Ecco perché affittare sale riunioni è un sistema più intelligente che organizzare la conferenza in sede: si raggiunge un livello più elevato di produttività, creatività e, di conseguenza, di soddisfazione. Ecco le principali ragioni per cui affittare sale conferenze esterne nella tua città.

• Conferenza più produttiva: se la riunione si svolge in una sala conferenze esterna, si ha accesso a risorse ottimizzate e si crea una distanza fisica dall'ufficio. Avrai più spazio, più flessibilità e il vantaggio spesso sottovalutato di poter cambiare stanza: affittando una sala conferenze attribuirai maggiore importanza alle tue riunioni e darai nuovi impulsi con un ambiente diverso che i tuoi team e i tuoi ospiti utilizzeranno in modo produttivo. Non solo il risultato è quindi migliore, ma anche il rapporto con i tuoi interlocutori.

• Attrezzature professionali in loco: una moderna sala riunioni crea un'atmosfera produttiva e di soddisfazione. La conferenza può avere successo solo se le sedie, i tavoli e la tecnologia sono adeguati: i tuoi ospiti e team devono poter sedere comodamente, accedere con facilità al materiale di lavoro e potersi presentare bene. Wi-Fi superveloce e stabile, tavoli e sedie da conferenza, lavagne a fogli mobili, lavagne bianche e grandi schermi piatti sono l'attrezzatura standard di una buona sala conferenze.

• Possibilità di servizio completo per il catering: le menti creative del tuo team non si nutrono solo di buoni spunti di riflessione. Soprattutto quando incontri clienti o investitori, devi fare in modo che si sentano a proprio agio e che sappiano di poter contare su di te. Se prenoti una sala conferenze puoi esternalizzare il catering e lasciarlo in mani professionali. Ciò significa più tempo per le tue attività importanti.

A cosa prestare attenzione quando si prenota una sala conferenze?

Se vuoi affittare una sala conferenze significa che desideri un ambiente di lavoro più produttivo e creativo, cioè che favorisca un maggiore successo. Il raggiungimento di questo obiettivo dipende dalle caratteristiche della sala conferenze. Vi sono diversi aspetti di cui dovrai tener conto.

L'ubicazione delle sale conferenze soddisfa le tue esigenze?

I tuoi ospiti devono investire le loro energie nella conferenza e non nell'arrivarci. Una buona accessibilità e connettività delle sale conferenze è quindi di enorme importanza. L'ubicazione è centrale in modo che tutti i partecipanti possano raggiungere facilmente la sala riunioni con i mezzi pubblici o in auto, o che possano parcheggiare facilmente? Ci sono hotel in zona, affinché i viaggiatori arrivati da più lontano possano raggiungere facilmente il luogo della riunione? Vicino alla sede vi sono ristoranti e bar dove poter brindare al successo della conferenza?

Le attrezzature e la tecnologia della sala conferenze sono adatte alle tue esigenze?

L'arredamento e l'attrezzatura delle sale conferenze sono fondamentali per il successo. La domanda è: che aspetto ha una buona sala conferenze? L'arredamento delle sale conferenze deve essere armonioso, in modo che tutti si sentano a proprio agio. I locali devono essere luminosi e moderni; non devono essere arredati in modo troppo stravagante e distrarre, ma allo stesso tempo devono fornire stimoli e quindi non essere anonimi. Il tavolo da conferenza deve essere adeguato alla sua funzione di comunicazione: per riunioni relativamente piccole con circa 8 persone è preferibile un tavolo rotondo a quello ovale, mentre per un evento con circa 16 persone sono adatti anche tavoli rettangolari, che in caso di necessità possono essere divisi per effettuare sessioni di breakout. E naturalmente le sedie devono essere comode: nessuno deve potersi lamentare del mal di schiena dopo la conferenza.

Non bisogna sottovalutare l'attrezzatura tecnica della sala conferenze. Ecco una check list dei dispositivi tecnologici per conferenze:

• Internet ed elettricità: c'è una connessione internet ad alte prestazioni tramite WLAN, in modo che tutti i partecipanti possano collegare i loro laptop e smartphone alla rete?

• Schermi: uno o più schermi piatti di grandi dimensioni sono importanti per le riunioni virtuali. Per le presentazioni dovrebbero avere anche porte DVI e HDMI pronte per collegare i dispositivi. Tutto diventa ancora più comodo e facile con opzioni di connessione come AppleTV per MacBook e iPad o Chromecast per i browser Chrome.

• Proiettore e schermo: le superfici di presentazione ampie sono ideali soprattutto per le conferenze con un gran numero di persone. Le sale conferenze professionali sono quindi dotate di buoni proiettori.

• Audio: per le teleconferenze e le videoconferenze, ma anche per le presentazioni con audio, è necessario assicurarsi che la qualità del suono sia adeguata. In base alle tue esigenze dovrai accertarti che vi siano sistemi telefonici speciali, box Bluetooth o WLAN e/o altoparlanti collegati allo schermo piatto o al proiettore.

• Lavagne, lavagna a fogli mobili, set del moderatore: la lavagna bianca e quella a fogli mobili sono ideali per annotare rapidamente le idee, schematizzare i collegamenti e discuterne insieme. È quindi importante avere un set di facilitazione che contenga vari materiali: penne, biglietti, note adesive, post-it, carta, magneti, ecc.

La sala conferenze dispone di un buon catering e di un servizio professionale?

Un buon catering garantisce che gli ospiti della conferenza si sentano a proprio agio e rimangano ricettivi. Il catering della sala conferenze determina quindi il successo della riunione. A seconda della durata della conferenza, l'offerta dovrebbe includere uno spuntino mattutino e forse anche il pranzo, oltre a pause caffè tra un evento e l'altro. Quando sceglie la sala conferenze assicuratevi che il catering sia di alta qualità, vario e non troppo pesante: ricorda che dopo la pausa pranzo i partecipanti dovranno essere in forma, non esausti!

L'ideale è che la sala conferenze metta a disposizione personale in grado di rispondere alle tue esigenze e di reagire rapidamente, sia che si tratti di servire le bevande o di aiutare in caso di difficoltà tecniche.

Quale sala conferenze è quella giusta per te?

Se stai pianificando la tua conferenza e cerchi la sala giusta, ora sai quali sono le cose da tenere sott'occhio. Quando infine affitterai una sala conferenze, tuttavia, non dovrai solo seguire le check list di cui sopra ma anche riflettere sulle esigenze del tuo team e seguire il tuo istinto: ciò che conta è soprattutto il fattore benessere. Prima di prenotare una sala riunioni è quindi opportuno analizzare bene i dettagli e magari visitare in anticipo i locali disponibili. In questo modo potrai farti un'idea più precisa, conoscere il personale in loco e prendere una decisione sicura.