Hast du schon einmal den ganzen Tag damit verbracht, alles andere zu tun außer der einen Aufgabe, die eigentlich dringend erledigt werden müsste? Jede Person kennt das: Der Drang, etwas aufzuschieben, kann sehr verführerisch sein! Wenn dieser Drang überwältigend und lähmend wird, sprechen Expert:innen von Prokrastination.

Prokrastination ist mehr als nur eine schlechte Angewohnheit. Sie ist eine echte Herausforderung, die deine Karriere und dein Wohlbefinden beeinträchtigen kann.

In diesem Artikel erfährst du, warum Menschen so oft Dinge aufschieben und wie du mit ein paar klugen Strategien und Tools diesem Teufelskreis entkommst!

Ursachen von Prokrastination

Warum ist Aufschieben oft so verführerisch? Meistens liegt es nicht daran, dass jemand faul oder unmotiviert ist. Die Wurzeln der Prokrastination sind tiefgründiger und psychologisch komplexer. Zum einen kann die Angst vor dem Scheitern eine lähmende Wirkung haben – der Gedanke, vielleicht nicht gut genug zu sein, hält Menschen davon ab, überhaupt zu beginnen. Zum anderen können eine Aufgaben-Flut und der Mangel an klaren Prioritäten zu dem Gefühl führen, überwältigt zu sein, was den Weg in die Prokrastination ebnet.

Auch dein Arbeitsumfeld kann Prokrastination begünstigen! Ein unorganisierter Schreibtisch, ständige Unterbrechungen oder unklare Arbeitsanweisungen fördern das Aufschieben. Wenn du in einer Umgebung arbeitest, die dich nicht unterstützt oder sogar behindert – zum Beispiel durch ständige Ablenkungen im Homeoffice – wird das Erledigen von Aufgaben zu einer noch größeren Hürde.

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Mit diesen fünf Strategien kannst du Prokrastination überwinden

1. Verbessere dein Zeitmanagement

Effektives Zeitmanagement ist der Schlüssel, um Prokrastination den Kampf anzusagen. Nutze diese bewährten Techniken:

• Pomodoro-Technik: Diese Methode teilt deine Arbeitszeit in fokussierte 25-Minuten-Intervalle (genannt „Pomodoros“), gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Nach vier Pomodoros gönnst du dir eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Diese Technik zwingt dich, mit der Zeit statt gegen sie zu arbeiten, und hält deine Energie aufrecht. Stelle dir einen Timer und probiere es aus!

• Eisenhower-Box: Gemäß dieser Methode teilst du deine Aufgaben zu Beginn eines Arbeitstages in vier Kategorien ein: dringend und wichtig, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig, und weder dringend noch wichtig. Erstelle dafür eine Liste, nehme dir dann der Reihe nach die Aufgaben entsprechend ihrer Priorität vor. Ist eine Aufgabe erledigt, streiche sie von der Liste: ein befriedigendes Gefühl, das immer besser wird, je mehr Aufgaben du streichen kannst. Diese Methode hilft dir, Prioritäten zu setzen und zu erkennen, was wirklich deine Aufmerksamkeit erfordert und was vielleicht sogar delegiert werden kann.

Du bist an mehr Techniken für effizientes Zeitmanagement interessiert? Wir haben in unserem Artikel 5 Methoden, um mehr aus deiner Arbeit rauszuholen weitere Tipps und Methoden für dich zusammengestellt!

2. Setze dir realistische Zwischenziele

Oft wirkt eine große Aufgabe oder ein umfangreiches Projekt abschreckend und schwer zu bewältigen. Die Lösung? Brich es in kleinere, handhabbare Teile auf und setze dir Zwischenziele.

Denn: Kleine Erfolge halten die Motivation hoch und bauen das Gefühl auf, auf dem richtigen Weg zu sein. Diese Methode erleichtert nicht nur den Beginn, sondern auch das Durchhalten, da jede abgeschlossene Teilaufgabe ein kleiner Sieg ist, der zum Weitermachen anspornt.

Beispiel: Setze dir als Tagesziel, die ersten drei Folien deiner Präsentation zu erstellen oder den Einleitungsteil deines Berichts zu verfassen.

Du arbeitest im Team und möchtest eure Produktivität verbessern? Dann ist die Scrum-Methode möglicherweise genau das Richtige, um Abläufe und Zusammenarbeit effizienter zu gestalten: Alles, was du über Scrum wissen musst, haben wir in diesem Artikel  für dich zusammengestellt.

3. Nutze die 5-Sekunden-Regel

Die bekannte Business Coachin und Autorin Mel Robbins empfiehlt die 5-Sekunden-Regel als einfache Methode gegen das Prokrastinieren. Die Regel ist denkbar einfach: Wenn du vor einer Aufgabe oder Entscheidung stehst, zählst du von fünf bis eins runter. Sobald du bei eins angelangt bist, musst du sofort handeln. Diese Regel hilft, die Gewohnheit des Zauderns zu durchbrechen und fördert schnelles Handeln.

Beispiel: Angenommen, du zögerst, ein schwieriges Feedbackgespräch mit Mitarbeitenden zu führen. Anstatt das Gespräch weiter hinauszuzögern, zählst du „5-4-3-2-1“ und hebst dann das Telefon, um den Termin sofort zu vereinbaren oder beginnst das Gespräch, wenn die mitarbeitende Person verfügbar ist. Dieser Ansatz hilft dir, die Hürde der Initiation zu überwinden und wichtige Managementaufgaben proaktiv anzugehen.

4. Ändere deinen inneren Dialog

Deine innere Stimme hat eine enorme Macht über deine Handlungen. Ein negativer innerer Dialog kann die Prokrastination verstärken, während ein positiver Dialog sie verringern kann:

• Achte auf deine Gedanken: Beginne damit, dir bewusst zu machen, wie du mit dir selbst sprichst, besonders in Momenten, in denen du dazu neigst, Aufgaben aufzuschieben. Sind deine Gedanken unterstützend oder selbstkritisch?

• Förderung von Selbstmitgefühl: Sei nachsichtig mit dir selbst! Prokrastination ist ein weit verbreitetes Phänomen und nicht ausschließlich ein persönliches Versagen. Verstärke positive Selbstgespräche, indem du dir selbst Zuspruch gibst, wie „Ich habe bereits XY geschafft, deshalb werde ich auch XYZ schaffen“.

Indem du lernst, deinen inneren Dialog zu verändern, kannst du den emotionalen Zustand verbessern, der für das Aufschieben von Aufgaben verantwortlich ist. Dies führt dazu, dass du dich weniger gestresst fühlst und mehr Energie hast, die Aufgaben anzugehen.

5. Belohne dich

Ein cleveres Belohnungssystem kann Wunder wirken, wenn es darum geht, die Motivation zu steigern und Prokrastination zu bekämpfen:

• Setzen von Meilensteinen: Definiere klare Meilensteine in deinem Projekt oder deiner Aufgabenliste, bei deren Erreichen du dich selbst belohnst. Diese Zwischenziele sollten mehr als ein Tagesziel, herausfordernd, aber erreichbar sein.

• Planen von Belohnungen: Sobald du einen Meilenstein erreicht hast, gönne dir etwas, das dich wirklich freut. Das könnte eine kurze Pause sein, um auf sozialen Medien zu surfen, ein leckerer Snack oder ein Kaffee aus deinem Lieblingscafé. Diese kleinen Genüsse schaffen positive Assoziationen mit dem Abschluss von Aufgaben und verstärken das Verhalten, das du fördern möchtest.

Indem du dich selbst für das Erreichen von Zielen belohnst, verbindest du positive Emotionen mit der Aufgabenerledigung und schaffst einen Anreiz, die nächste Aufgabe nicht aufzuschieben.

Fazit: Jetzt ist der Moment – Pack es an!

Jetzt kennst du wirksame Strategien, die dir helfen können, Prokrastination zu überwinden. Jede dieser Methoden bietet dir eine praktische Möglichkeit, deine Aufschieberitis in den Griff zu bekommen.

Wähle die Technik, die dich am meisten anspricht, und probiere sie aus! Auch bei der Erprobung neuer Arbeitsweisen gilt: Jeder kleine Schritt zählt. Es geht darum, Fortschritte zu machen, nicht um Perfektion. Sei mutig und entschlossen – und vor allem: Starte jetzt!

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