Perché l'ufficio virtuale è una tendenza così forte?
L'ufficio virtuale è una risposta alle esigenze in mutamento del mercato del lavoro moderno. Dalla fondazione di Office Club, oltre dieci anni fa, assistiamo a un aumento significativo del numero di aziende interessate ai vantaggi di un ufficio virtuale. Negli ultimi anni, in particolare, la digitalizzazione ha spinto molte aziende a ridefinire il proprio modo di lavorare. In seguito alla pandemia di coronavirus, le aziende hanno dovuto ripensare i propri modelli di lavoro e renderli più flessibili.
Che cosa si intende esattamente con il termine "ufficio virtuale"?
I concetti di ufficio virtuale possono integrare il lavoro in presenza oppure essere attuati come soluzioni esclusivamente da remoto. Sempre più aziende ricorrono ai servizi di ufficio virtuale per lavorare solamente nello spazio digitale, noto anche con il nome di "ufficio zero". Questa evoluzione risulta evidente in particolare per le start-up, i liberi professionisti e le imprese di piccole dimensioni, che spesso non vogliono o non possono affrontare i costi di un ufficio fisico, soprattutto in luoghi ambiti del centro città. In questo senso, l'ufficio virtuale è uno strumento efficace per utilizzare i servizi di ufficio e permettere agli imprenditori di concentrarsi sulla propria attività principale senza dover investire in affitto, costi accessori, arredamento e manutenzione.
L'ufficio virtuale di Office Club, per esempio, offre un pacchetto completo per aziende di qualsiasi dimensione. Oltre all'affitto di uffici virtuali, offriamo prestazioni aggiuntive come per esempio servizi di risposta telefonica, post forwarding o la prenotazione di sale riunioni. In tal modo, il nostro ufficio virtuale combinato all'affitto di un indirizzo commerciale funge a tutti gli effetti da sede aziendale.
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi degli uffici virtuali?
I maggiori vantaggi di un ufficio virtuale sono il risparmio di costi e la flessibilità. Molte aziende moderne, in particolare nei settori dell'informatica, dell'e-commerce e dei servizi, lavorano per loro natura nel digitale e non hanno più bisogno della presenza fisica. Tutte le attività vengono svolte online, perciò un ufficio tradizionale diventa spesso superfluo. Inoltre, il concetto di ufficio virtuale è interessante per le piccole aziende che hanno constatato come i loro pochi dipendenti preferiscano comunque lavorare in home office, per cui gli uffici esistenti sono solitamente deserti. Anche quando un'azienda ha bisogno di locali fisici, per esempio per riunioni occasionali o workshop, può essere più conveniente affittarli quando necessario, piuttosto che disporre di locali permanenti.
Naturalmente questo comporta delle sfide, come quando una giovane azienda decide di lavorare esclusivamente in un ufficio virtuale: l'attaccamento dei dipendenti all'azienda potrebbe non essere così forte come per aziende che offrono una formula mista di lavoro da remoto e in presenza.
Per quali modelli di impresa si presta l'ufficio virtuale in particolare?
Le soluzioni di ufficio virtuale sono un'interessante opzione non solo per i lavoratori autonomi, come per es. giornalisti, avvocati o consulenti, ma anche per aziende di tutte le dimensioni: la flessibilità e la scalabilità di un ufficio virtuale offrono a singoli individui o ad aziende la possibilità di reagire tempestivamente ai cambiamenti del contesto imprenditoriale. Il prodotto è facilmente scalabile: per esempio, presso Office Club, grazie alla semplice aggiunta di postazioni di lavoro flessibili, uffici privati o sale conferenze.
Per aziende attive nel contesto internazionale, gli uffici virtuali offrono anche la possibilità di insediarsi in Paesi o città differenti in modo facile e veloce, senza dover investire in uffici fisici. Anche l'acquisizione di talenti in relazione alle sedi (distaccate) in combinazione con l'ufficio virtuale e lo spazio di coworking o il Business Center sta assumendo un ruolo sempre più importante: la possibilità di lavorare da remoto rappresenta per molti dipendenti un fattore decisivo nella scelta di un impiego. Le aziende che offrono modelli di lavoro flessibili hanno spesso un vantaggio nella competizione per le menti migliori.
Infine, un ufficio virtuale tutela la sfera privata, consentendo agli imprenditori di utilizzare un indirizzo aziendale senza dover rivelare pubblicamente il proprio indirizzo di residenza: un elemento cruciale in particolare nel segmento dei content creator/influencer.