Think tank, uffici flessibili, spazi di lavoro condivisi, home office: i moderni concetti di ufficio si adattano alla digitalizzazione e all'evoluzione del mondo del lavoro. Oggi il classico ufficio individuale è un retaggio ormai superato: le aziende si adattano alle circostanze e investono sempre denaro in forme di ufficio aperto. In tempi di "new work", l'ufficio è un luogo di incontro e di scambio sociale, il che ha immense implicazioni per la progettazione degli spazi. Think tank, desk sharing e uffici open-space sono progettati per promuovere la collaborazione e la produttività. In questo articolo ti mostriamo quali tipologie di ufficio moderno potrebbero essere adatte alla tua azienda.

Sintesi dei moderni concetti di ufficio

1.) Open space

2.) Uffici per team

3.) Box uffici moderni

4.) Desk sharing

5.) Uffici combinati

6.) Uffici reversibili

7.) Spazi di coworking

Concetti di ufficio innovativi: sei possibili opzioni

Le moderne tipologie di ufficio si caratterizzano fondamentalmente per la loro flessibilità. Le aziende sono sempre più attente a garantire che gli uffici siano adatti a diverse combinazioni di utenti o team. È qui che pareti divisorie mobili e paraventi si rivelano utili per riorganizzare gli ambienti in pochissimo tempo. Oltre agli uffici individuali e ai box vi sono anche nuove formule di ufficio per le esigenze di oggi. Nelle sezioni seguenti forniamo alcuni esempi di moderni concetti di ufficio.

1) Concetto di open space

Un open space è anche chiamato ufficio aperto ed è originario degli Stati Uniti. La parola chiave del concetto di open space è la trasparenza: le pareti fisse sono state eliminate in modo che l'apertura dello spazio favorisca strutture libere dei processi di lavoro. Per le riunioni, di solito ci sono diverse postazioni con piccoli tavoli e posti a sedere. Questa formula prevede anche le zone lounge per creare un luogo di scambio sociale.

Vantaggi degli open space

- Libertà: eliminando le pareti fisse si eliminano le barriere mentali, in modo che i dipendenti possano lavorare più liberamente. Inoltre lo spazio di lavoro aperto favorisce i metodi di lavoro intersettoriali.

- Comunicazione: poiché non ci sono muri né porte chiuse, lo scambio tra i colleghi è rapido.

- Flessibilità: invece di partizioni simili a stanze tra le postazioni di lavoro, gli open-space utilizzano mobili quali divani o tavoli per creare un'area per le riunioni. A seconda della destinazione d'uso, i mobili possono anche essere disposti in modo diverso, offrendo all'azienda un'ulteriore flessibilità.

2) Uffici per team

Gli uffici per team sono organizzati in modo simile agli open space, ma vi lavorano solo singoli team o reparti e non l'intera azienda. Di solito in un ufficio di questo tipo lavorano fino a 25 dipendenti. Le pareti divisorie adattabili consentono di variare in modo flessibile le dimensioni del gruppo. L'ideale è che l'ufficio del team disponga anche di strutture per riunioni e spazi riservati.

Vantaggi degli uffici per team

- Comunicazione efficiente: i dipendenti possono scambiarsi rapidamente informazioni in modo che tutte le persone coinvolte nel lavoro siano meglio aggiornate sullo stato attuale del progetto.

- Lavoro di squadra: i team creativi, in particolare, possono beneficiare dello sviluppo spontaneo di idee senza dover lasciare subito il posto di lavoro.

- Risparmio di tempo: è possibile organizzare in loco brevi colloqui o riunioni che risultano quindi più efficienti dal punto di vista del tempo.

3) Concetto di box ufficio

I box ufficio costituiscono un tipo di ufficio tradizionale di un'epoca in cui, dal punto di vista architettonico, i locali di grandi dimensioni non erano ancora praticabili. Sono stanze di piccole dimensioni che offrono spazio a singoli individui o a piccoli gruppi di lavoro. Di norma si trovano lungo la facciata dell'edificio, in corrispondenza delle finestre. I dipendenti hanno così a disposizione la luce del giorno quando lavorano e si crea un lungo corridoio centrale da cui sono accessibili tutte le stanze e le postazioni di lavoro. I box ufficio oggi servono come pratico complemento agli open-space, per avere un angolo riservato in un'area specifica di un edificio per uffici. Di conseguenza, anche i box devono essere intesi come un tipo di ufficio moderno.

Vantaggi dei box ufficio

- Concentrazione: il box consente di concentrarsi sul lavoro senza inquinamento acustico e distrazioni. A seconda del tipo di lavoro, questo è un vantaggio decisivo per la maggior parte dei dipendenti.

- Protezione dei dati: chiunque lavori con dati sensibili è soggetto a speciali norme di protezione dei dati, che stabiliscono tra l'altro che i dipendenti hanno bisogno di uno spazio libero indisturbato. In un box ufficio, inoltre, la visione dei dati sensibili da parte di terzi è meno probabile.

- Condizioni di illuminazione: i box ufficio sono solitamente collocati sul lato delle finestre, in modo che i dipendenti possano godere dei benefici della luce diurna. 

4) Concetti di desk sharing

Nel desk sharing i dipendenti non hanno una scrivania fissa, ma una serie di postazioni di lavoro condivisibili. In questo modo si evita che una buona parte delle postazioni di lavoro rimanga inutilizzata a causa di ferie e assenze. Il concetto di desk sharing prevede un ambiente di lavoro progettato in modo aperto, in cui i dipendenti hanno a disposizione spazi di lavoro diversi in cui potersi esprimere individualmente. Questo moderno concetto di ufficio comprende, ad esempio, stanze individuali tranquille per un lavoro concentrato e piccoli box telefonici per lunghe conversazioni di lavoro. Questo tipo di ufficio prevede anche spazi in cui il gruppo può lavorare in modo collaborativo.

Vantaggi del desk sharing

- Risparmio di spazio: l'uso coerente del desk sharing garantisce un minor numero di postazioni di lavoro. In questo modo l'azienda risparmia molto spazio che può essere utilizzato per scopi alternativi.

- Cooperazione: il concetto di ufficio consente di organizzare rapidamente riunioni di gruppo e la cooperazione può procedere in modo efficiente.

- Disposizione efficiente delle stanze: la condivisione delle scrivanie consente una suddivisione efficiente degli spazi, offrendo ai dipendenti maggiori opportunità di collaborazione. 

5) Moderno concetto di ufficio combinato

Anche gli uffici combinati sono una formula moderna che consente di avere postazioni di lavoro individuali lungo la facciata esterna. La differenza fondamentale è che il corridoio è una zona comune. Gli uffici combinati sono nati per fornire soluzioni all'ambiente di lavoro isolato di un box ufficio o al rumoroso ufficio open space. Nei moderni concetti di ufficio combinato, le pareti sono solitamente vetrate in modo da far entrare nell'area comune una quantità sufficiente di luce naturale. La zona comune può contenere, tra l'altro, luoghi di incontro, sale riunioni, distributori di caffè, aree di pausa e postazioni di lavoro temporanee.

Vantaggi dei moderni uffici combinati

- Nessun isolamento: la maggior parte delle persone non ama lavorare da sola in modo permanente. Le pareti di vetro consentono di lavorare insieme, in modo da mantenere il senso di squadra.

- Lavoro concentrato: anche se nei moderni uffici combinati è presente l'idea di comunità, i dipendenti possono lavorare in un ambiente tranquillo.

- Individualità: rispetto al concetto di ufficio open space, i lavoratori possono regolare a piacimento la luce o la temperatura della stanza nella loro postazione di lavoro.

6) Uffici reversibili

Una moderna interpretazione del concetto di ufficio è quella dell'ufficio reversibile, modificabile spontaneamente in modo che i team di progetto, che possono variare rapidamente, trovino le condizioni di lavoro ideali. Gli uffici reversibili richiedono un'ampia superficie per poter riorganizzare in qualsiasi momento gli elementi mobili dell'ufficio secondo le necessità. A questo punto, però, anche i mobili per ufficio devono prestarsi a particolari finalità: per esempio, scrivanie che si trasformino in un attimo in un tavolo da conferenza o da pausa caffè. Gli elementi importanti dei moderni uffici reversibili sono:

- componenti mobili per la privacy

- tavoli facilmente spostabili

- contenitore a rullo per l'archiviazione

- divisori mobili per ambienti o leggere pareti divisorie

- tavoli regolabili in altezza

- sgabelli che possono essere disposti in modo da formare un'area di seduta più ampia

Vantaggi degli uffici reversibili

- Ambiente di lavoro adattabile: i nuovi team di progetto possono trasformare l'ambiente di lavoro in breve tempo e iniziare il loro progetto.

- All'avanguardia: grazie alla sua flessibilità l'ufficio reversibile è probabilmente il più adatto alle esigenze future. Questo concetto di ufficio moderno è particolarmente diffuso nella struttura architettonica dei nuovi edifici.

- Risparmio di spazio: l'uso variabile dei tavoli consente un enorme risparmio di spazio quindi le aziende possono fare a meno di sale conferenze o sale riunioni speciali.

7) Spazi di coworking

Oggi non tutte le aziende hanno un ufficio fisso dove si riuniscono tutti i dipendenti. Il lavoro a distanza sta diventando sempre più popolare e quindi le aziende assumono anche persone che vivono più lontano. Questo fa sì che l'home office diventi per molti il luogo di lavoro abituale. Per non mescolare vita privata e vita professionale, ora è possibile ricorrere aglispazi di coworking. Offrono scrivanie da affittare in modo flessibile e un'atmosfera rilassata che favorisce il lavoro concentrato. Ma gli spazi di coworking non sono pensati solo per i singoli dipendenti o i freelance: anche interi team possono affittare shared desk o locali a uso ufficio, ad esempio all'Office Club. L'azienda risparmia notevoli costi intensivi per l'arredamento dell'ufficio, l'elettricità e così via.

Altri suggerimenti per il tuo moderno concetto di ufficio

Un ufficio moderno non si basa solo su determinate disposizioni dei posti a sedere e sulla disposizione delle stanze: anche il design complessivo ha un ruolo decisivo. Le scrivanie regolabili in altezza, ad esempio, sono importanti per una migliore ergonomia sul posto di lavoro. Bisogna anche assicurarsi di acquistare mobili per ufficio da produttori regionali, garantendo così minori emissioni di CO₂ durante il trasporto. Anche sani spuntini ed esercizio fisico per tutto il team sono importanti per un'interazione sana e solidale.

Per fornire ancora una volta una panoramica conclusiva, abbiamo qui riassunto le sei possibili opzioni di moderne tipologie di ufficio. 

1) Open space: i dipendenti sono una grande squadra e devono lavorare a stretto contatto.

2) Uffici per team: se vi sono molti reparti o team che devono lavorare a stretto contatto.

3) Box ufficio: i dipendenti lavorano con dati sensibili e hanno bisogno di una postazione di lavoro modernamente interpretata e silenziosa.

4) Desk-Sharing: molti lavorano a distanza o in home office.

5) Uffici combinati: riunioni spontanee e vivace collaborazione fanno parte della vita quotidiana dei dipendenti.

6) Uffici reversibili: i team cambiano molto spesso e ad intervalli brevi.

7) Spazi di coworking: lontano dall'home office, qui si può lavorare con concentrazione risparmiando sui costi, singolarmente o in team.

E non è tutto: chi dispone di uffici di moderna concezione ha anche molti argomenti a favore quando deve assumere personale. Con l'attuale carenza di lavoratori qualificati in molti settori, un reclutamento efficiente e di successo è un fattore decisivo per distinguersi positivamente dalla concorrenza.