Le riunioni online si sono trasformate da una soluzione temporanea a una parte permanente del nostro modo di lavorare. Sono diventate indispensabili e consentono ai team di lavorare insieme e portare avanti i progetti nonostante la distanza.

Tuttavia, sono necessarie alcune regole di comportamento per garantire che queste riunioni virtuali siano produttive e contribuiscano a creare un buon clima di lavoro. Abbiamo raccolto sei consigli per la vostra prossima riunione online.

1. puntualità e preparazione

La puntualità è più di una forma di cortesia: è un'espressione di rispetto per i partecipanti. Iniziate ad arrivare qualche minuto prima dell'inizio ufficiale della riunione per risolvere eventuali problemi tecnici che potrebbero sorgere con poco preavviso.

Per quanto riguarda la preparazione dei contenuti, vale quanto segue: un ordine del giorno chiaro, comunicato in anticipo, aiuta tutti i partecipanti a prepararsi di conseguenza. Contribuisce a una riunione strutturata ed efficiente. In qualità di organizzatore della riunione, dovreste fornire voi stessi un ordine del giorno; come partecipanti, potete chiederne cortesemente uno se non avete ulteriori informazioni sulla data.

2. verifica tecnica

Una verifica tecnica con sufficiente anticipo riduce al minimo la probabilità di ritardi dovuti a difficoltà tecniche.

Fonti comuni di errori tecnici e relative soluzioni

-Connessione Internet scadente: una connessione Internet instabile o lenta può causare interruzioni, scarsa qualità audio e video e ritardi. Soluzione: verificare la velocità di Internet prima della riunione e posizionarsi il più vicino possibile al router. Per le riunioni importanti, andate sul sicuro e scegliete una connessione cablata per migliorare la stabilità.

-Problemi di software: Gli arresti anomali del software di riunione o i problemi di compatibilità possono ritardare o impedire l'accesso alla riunione. Soluzione: assicurarsi che il software di riunione sia aggiornato, soprattutto se non lo si utilizza da tempo.

-Autorizzazioni e impostazioni mancanti: Problemi con le autorizzazioni del microfono o della videocamera possono causare l'impossibilità di essere ascoltati o visti. Soluzione: controllare le impostazioni di sistema per assicurarsi che l'app per riunioni abbia accesso alla fotocamera e al microfono. Verificate anche queste impostazioni prima della riunione.

-Feedback audio ed eco: questi problemi si verificano spesso quando i partecipanti siedono vicino ai microfoni senza cuffie. Soluzione: l'uso delle cuffie può evitare il feedback e l'eco. Assicuratevi inoltre che sia attivo solo il microfono che state utilizzando e che gli altri dispositivi, come il telefono cellulare, siano silenziati.

-Illuminazione insufficiente e rumore di fondo: una stanza buia o un forte rumore di fondo possono compromettere la professionalità e l'intelligibilità. Soluzione: posizionatevi in modo che il vostro viso sia ben illuminato, possibilmente con una fonte di luce davanti a voi. Cercate di partecipare in una stanza silenziosa o utilizzate un microfono a cancellazione di rumore.

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3. incoraggiare la partecipazione attiva

L'ascolto attivo e l'assenza di distrazioni sono essenziali per dimostrare l'apprezzamento per tutti i partecipanti. Questo si manifesta, tra l'altro, attraverso il contatto visivo con la telecamera e il consenso verbale o non verbale. Una comunicazione chiara e non ambigua e il rispetto dell'ordine di parola assicurano un processo regolare. Inoltre, il microfono dovrebbe essere disattivato quando non si parla per evitare rumori di fondo.

Gestendo consapevolmente l'uso della telecamera, le riunioni online possono diventare un'esperienza più produttiva e inclusiva che incoraggia la partecipazione attiva e la comunicazione efficace. A tal fine, è utile che all'inizio della riunione vengano comunicate linee guida chiare sull'uso della videocamera. In questo modo si può evitare l'incertezza e promuovere un galateo di riunione standardizzato. L'ideale sarebbe incoraggiare piuttosto che costringere. L'incoraggiamento ad accendere la telecamera deve basarsi sulla comprensione e sulla flessibilità. La decisione di utilizzare la telecamera deve tenere conto delle circostanze personali e del livello di comfort dei partecipanti.

4. abbigliamento e ambiente adeguati

Un aspetto professionale è essenziale anche nel mondo virtuale. Ciò include la scelta di uno sfondo neutro e non ingombrante o di un'immagine di sfondo contenuta, nonché un abbigliamento adeguato. E no: non basta coprire la parte superiore del corpo con una maglietta o una camicetta. Alzarsi in piedi senza pensare, muovere lo schermo del laptop o simili non deve portare a flash di pantaloni da jogging o boxer. Scegliere un abbigliamento adeguato dalla testa ai piedi non solo vi protegge da situazioni impreviste, ma vi mette anche nella giusta condizione mentale per un incontro online.

5 Protezione e rispetto dei dati nello spazio digitale

La privacy e la protezione dei dati devono essere rispettate anche nelle riunioni online. Ciò include la gestione responsabile delle informazioni sensibili. Se le riunioni vengono registrate, questo deve essere comunicato chiaramente all'inizio. Gli screenshot segreti o le foto con il cellulare sono da escludere! Solo un'interazione rispettosa rafforza lo spirito di squadra e promuove una cultura della comunicazione aperta.

6. follow-up: una chiave per l'efficienza

Il lavoro non finisce quando si esce dalla riunione. Un follow-up tempestivo, che comprenda l'invio del verbale o la registrazione della riunione, aiuta a incorporare ciò che è stato discusso e ad accelerare l'attuazione.

Approfondimento della pratica: cosa dicono gli studi

Uno studio di Thomson Reuters, che ha analizzato 48 milioni di riunioni online, dimostra che, nonostante le preoccupazioni iniziali sulla produttività e l'impegno, le riunioni online possono effettivamente contribuire alla fedeltà aziendale. Un aspetto interessante è che le dinamiche delle riunioni sono cambiate in seguito alla pandemia di coronavirus: le riunioni online sono in media più brevi e con un numero inferiore di partecipanti, il che favorisce discussioni spontanee e mirate. Sono quindi diventate più efficienti.

Il futuro delle riunioni: ibrido e sostenibile

I risultati di vari studi indicano che gli eventi ibridi, che includono sia elementi faccia a faccia che online, stanno diventando sempre più importanti. Questo apre nuove strade per rafforzare il coinvolgimento e la coesione del team, combinando i vantaggi di entrambi i mondi. La sostenibilità e l'uso sensato degli strumenti digitali sono considerati fattori chiave che plasmeranno in modo significativo il futuro del mondo del lavoro.

Conclusione: più di una semplice riunione

Le riunioni online sono molto più di un semplice incontro digitale. Sono un'opportunità per rafforzare lo spirito di squadra, fornendo una piattaforma per una comunicazione efficiente, rispettosa e inclusiva. Osservando e applicando le regole qui presentate, contribuirete a creare un ambiente di lavoro caratterizzato da rispetto reciproco, professionalità e produttività.