Informazioni sulla persona: Location Manager Susanne Bielstein

Carriera: Susanne Bielstein è un'amministratrice d'ufficio qualificata e lavora per l'azienda e per il suo predecessore Office Club di Monaco dal 2001. Ha iniziato a lavorare nel back office (servizi di segreteria e corrispondenza) nel 2001 ed è stata promossa location manager nel 2007.

Il motto del lavoro: la responsabile della sede attribuisce grande importanza a un approccio professionale e imparziale: "Il mio obiettivo è mantenere la calma e la cordialità anche in situazioni difficili. In caso di dubbio, mi aiuta fare un respiro profondo per trovare una soluzione con la necessaria calma. Questo mi permette di avere sempre una visione costruttiva di ciò che sta accadendo".

Qualità speciali: La posizione di capocantiere richiede un forte talento organizzativo, come spiega Susanne Bielstein: "Nel mio lavoro, traggo vantaggio dalla mia capacità di mantenere sempre una visione d'insieme. Mi aiutano anche il mio talento per il coordinamento e la capacità di stabilire le priorità".

Il trasferimento dell'Office Club di Monaco era previsto per la fine del 2022 ed è diventato realtà il 1° marzo 2023. Dalla vecchia sede di Unsöldstraße, si è trasferito in Karlsplatz (numero 3), come viene ufficialmente chiamato lo Stachus. La responsabile della sede Susanne Bielstein ricorda: "Non appena il trasferimento è stato finalizzato, abbiamo informato i nostri inquilini qui in loco. Tutti i clienti, tranne uno, per il quale il tragitto verso il lavoro sarebbe stato molto più lungo, si sono trasferiti con noi", afferma felice.

Ispezioni preliminari nell'involucro

Per conquistare gli inquilini della nuova sede di Stachus non è stata necessaria solo la fiducia, ma anche l'immaginazione, spiega Susanne Bielstein: "Naturalmente ho effettuato dei sopralluoghi preliminari con gli inquilini. Ma all'inizio il nuovo spazio a Stachus era ancora un guscio. Il piano in cui ci siamo trasferiti è stato completamente ristrutturato per soddisfare le esigenze dell'Office Club". La responsabile della sede sottolinea quanto sia stato importante il dialogo durante questa fase: non solo ha effettuato visite all'involucro dell'edificio, ma ha anche presentato agli inquilini planimetrie e progetti per dare loro una visione della futura sede. "Per questo non ci sono state brutte sorprese", afferma felice Susanne Bielstein: "Le reazioni ai locali completati nella nuova sede sono state sempre positive".

"Molte cose vanno in parallelo nel periodo che precede un trasloco".

Per coordinare con successo un'impresa così imponente è necessaria soprattutto la capacità di gestire più compiti per mantenere una visione d'insieme. La Site Manager Susanne Bielstein, che lavora in azienda da oltre 20 anni, spiega: "Nel periodo che precede un trasloco, molte cose si susseguono in parallelo: bisogna trovare una ditta di traslochi. Bisogna annullare i vecchi contratti e negoziarne di nuovi. Allo stesso tempo, si tengono riunioni informative con gli inquilini, il tutto mentre le normali attività continuano, ovviamente, nella vecchia sede".

Oltre alle ovvie sfide del trasferimento, è importante tenere d'occhio anche i piccoli dettagli, dice Susanne Bielstein: "È stato necessario informare tutti i fornitori di servizi, dal fornitore di carta igienica a quello della macchina del caffè. Perché la prossima volta che la macchina del caffè avrà bisogno di manutenzione, non dovranno sorprendersi di trovarsi davanti alla vecchia sede a chiedersi dove sia finito l'Office Club". Anche questi dettagli sono fondamentali per una transizione senza problemi alla nuova sede.

Il giorno del trasloco

Il giorno del trasloco, avvenuto alla fine di febbraio 2023, tutto è filato liscio. L'impresa di traslochi ha proceduto secondo i piani, ufficio per ufficio, e gli inquilini hanno riposto i loro effetti personali in scatole etichettate con i numeri dei nuovi uffici. Le scatole sono state poi portate nei nuovi uffici corrispondenti. Ad eccezione di un inquilino di due uffici, che ha portato i propri mobili, tutti gli arredi sono stati forniti.

La transizione è avvenuta senza problemi anche perché l'infrastruttura di base, compresa Internet, era già stata installata dal nostro reparto informatico il giorno del trasloco. Di conseguenza, il giorno successivo al trasloco, il 1° marzo 2023, gli inquilini hanno potuto svolgere il loro lavoro come sempre nei nuovi uffici di Stachus.

Cosa offre la nuova sede

La nuova sede di Office Club Munich a Stachus offre circa 600 metri quadrati di spazio su un unico piano, un aumento significativo rispetto alla vecchia sede. Il numero di uffici è rimasto invariato, ma ora c'è un OpenSpace separato con postazioni di coworking, che non esisteva all'Office Club München prima del trasferimento.

La nuova sede di Karlsplatz 3 comprende quasi 20 uffici, due sale conferenze e la già citata area di coworking con diverse postazioni di lavoro su un unico piano.

Il quartiere della nuova sede è vivace e vario, con una zona pedonale con molti ristoranti e negozi nelle immediate vicinanze. La sede si trova a pochi minuti a piedi dalla stazione ferroviaria principale. Il responsabile della sede sottolinea anche la presenza di un parcheggio multipiano adiacente: "Questo è un vero vantaggio rispetto alla vecchia sede, perché significa che i nostri inquilini e i loro clienti non devono più cercare un parcheggio, cosa che può essere difficile a Monaco". Infine, ma non meno importante, l'indirizzo prestigioso è un vero e proprio vantaggio per la comunicazione con i clienti, come sottolinea Susanne Bielstein: "Tutti hanno sentito parlare di Stachus, anche chi viene da fuori".

Dalla fase di transizione alla lista d'attesa

Grazie alle numerose visite, in primavera tutti gli uffici e gli spazi di lavoro flessibili di Monaco sono stati affittati in breve tempo. Susanne Bielstein sottolinea: "Oggi c'è un'ampia lista d'attesa per gli uffici, che va da una a 20 postazioni di lavoro per unità".

La responsabile della location riassume: "I nostri inquilini, principalmente del settore della consulenza aziendale e finanziaria (grazie al Palazzo di Giustizia di fronte) e degli avvocati, si sentono molto a loro agio e hanno intenzione di rimanere". E aggiunge con un sorriso: "Proprio come me".