Le riunioni non strutturate possono essere dei veri e propri divoratori di tempo, con conseguente calo della produttività e della motivazione del team. Evitare questo rischio si può: con un'attenta preparazione e un ordine del giorno ben strutturato, le riunioni possono essere efficienti e di successo. Questo articolo rivela quali sono le caratteristiche di una buona struttura di riunione e quali sono gli elementi di un perfetto ordine del giorno.

1. Stabilire gli obiettivi della riunione

La domanda più importante prima di stilare l'ordine del giorno di una riunione è: è davvero necessario riunirsi? Oppure sarebbe più sensato confrontarsi via telefono o e-mail? Se una riunione è ritenuta indispensabile, è importante definirne chiaramente lo scopo e fissarne gli obiettivi. Un'altra domanda utile è: deve essere una riunione informativa o direttiva? Un obiettivo chiaro serve a selezionare gli argomenti e i partecipanti giusti per la riunione.

2. Selezionare con cura i partecipanti

La selezione dei partecipanti è un passo importante nella pianificazione di una riunione di successo. Occorre prestare attenzione a invitare tutte le persone interessate, in modo da poter prendere tutte le decisioni importanti. Regola importante: non invitare troppe persone, perché l'affollamento può essere un vero e proprio killer dell'efficienza della riunione.

3. Raccogliere e ordinare gli argomenti

La parte più importante dell'ordine del giorno di una riunione è costituita dagli argomenti da discutere. Questi dovrebbero essere ordinati per importanza, e per ogni argomento deve essere stabilito un periodo di tempo previsto. La chiave è scegliere dei limiti di tempo realistici per trattare tutti gli argomenti e garantire che la riunione si concluda in tempo. Regola empirica per un'agenda standard: scegliere un massimo di sei argomenti in modo che tutti i partecipanti siano ben orientati.

4. Impostazione della tempistica

Ogni riunione di successo ha una tempistica chiara. Per pianificare l'agenda di una riunione di lavoro di successo, la regola 60:20:20 è una buona guida. Essa prevede che (solo!) il 60% della riunione sia dedicato alla discussione dei punti all'ordine del giorno. Circa il 20% del tempo è dedicato alla discussione di aspetti o problemi imprevisti. Il restante 20% dovrebbe essere destinato alle attività di contorno, cioè alle attività sociali come i saluti, le chiacchiere o le pause.

5. Incontro online o in presenza? Fare la scelta migliore

Non è sempre chiaro se la scelta migliore sia un incontro faccia a faccia oppure online. Le riunioni online sono comode e consentono di risparmiare tempo e costi di viaggio. Gli incontri faccia a faccia sono la scelta migliore per costruire un rapporto personale, ad esempio con i nuovi colleghi. Lo scambio diretto di sguardi, gesti e posture del corpo è importante per evitare malintesi e stabilire una base di fiducia per la cooperazione. L'ordine del giorno di una riunione di avvio dovrebbe quindi invitare le persone a un incontro in presenza.

Quale fornitore professionale di sale riunioni, Office Club offre l'ambiente perfetto per le riunioni faccia a faccia. Le nostre sale conferenze, situate in posizione centrale in tutta la Germania, offrono un'atmosfera confortevole e un ambiente stimolante per ogni riunione. Le sale riunioni sono arredate con standard elevati, completamente attrezzate tecnicamente e possono ospitare fino a 20 persone.

6. Attenzione alle attrezzature tecniche, all'atmosfera e alla ristorazione

Attrezzature tecniche di alto livello e un'atmosfera confortevole non sono elementi trascurabili per il successo di una riunione. Una moderna tecnologia di presentazione e un ambiente piacevole aiutano i partecipanti a sentirsi a proprio agio e a concentrarsi meglio. Per pianificare una riunione di successo non bisogna sottovalutare il fattore catering, soprattutto per le riunioni più lunghe in cui è opportuno fornire ai partecipanti l'energia sufficiente. Un servizio di catering come quello offerto da Office Club nelle sue sale conferenze aiuta a concentrarsi sull'essenziale: organizzare una riunione di successo.

Questi consigli completano il successo della pianificazione e dell'esecuzione di una riunione

• PRIMA: Invitare tutti i partecipanti per tempo! È opportuno che ricevano in anticipo l'ordine del giorno della riunione. In questo modo i partecipanti hanno il tempo sufficiente per prepararsi.

• DURANTE: Una riunione di successo inizia in orario e rispetta il programma stabilito nell'ordine del giorno. La struttura della riunione accompagna tutti i partecipanti come un guardrail e garantisce un'efficiente cultura della discussione. L'ordine del giorno della riunione è quindi anche una check list per la discussione.

• DOPO: Dopo una riunione si usa un verbale per riassumere tutti i punti importanti: il verbale aiuta a fare un bilancio della riunione e a registrare i risultati. Anche le decisioni prese, le misure adottate e gli appuntamenti di follow-up vengono inseriti nel verbale.

Conclusione: un buon ordine del giorno di una riunione di lavoro serve a preparare la discussione e funge anche da check list. Una struttura ben definita è come un guardrail che mantiene la riunione in carreggiata assicurandone l'efficienza e il successo.