Il lavoro a distanza presenta grandi vantaggi per molte persone: Il risparmio di tempo per recarsi al lavoro e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, ad esempio. Tuttavia, la distanza fisica tra i membri del team può rendere più difficile la collaborazione e ridurre la sensazione di connessione. Non tutte le esperienze a distanza sono positive!

Quindi, come è possibile creare vicinanza e promuovere lo spirito di squadra quando non ci si incontra regolarmente di persona? Questo articolo offre strategie e spunti concreti per rafforzare le relazioni all'interno del team, dal tono giusto nella corrispondenza scritta a consigli eccezionali per gli hangout digitali. Ecco i nostri consigli:

1. le riunioni virtuali regolari sono essenziali

L'importanza di riunioni virtuali regolari è molto importante per uno spirito di squadra positivo nei team remoti. Studi, come quello condotto da Owl Labs, dimostrano che i team che comunicano spesso virtualmente hanno livelli più elevati di produttività e soddisfazione. L'uso di strumenti di videoconferenza consente ai team di rimanere in contatto anche a distanza.

Suggerimento: telecamera accesa per le riunioni digitali

Anche se si può essere tentati di lasciare la telecamera spenta, ciò compromette in modo significativo la presenza e la forza della comunicazione: secondo lo psicologo statunitense Albert Mehrabian, solo il 7% circa della comunicazione viene trasmesso attraverso le parole. Il restante 93% del messaggio passa attraverso i gesti, le espressioni facciali, il tono di voce e l'intonazione.

Quindi, per evitare malintesi e comunicare in modo chiaro, assicuratevi di accendere la telecamera. In molte aziende questo fa parte della netiquette, per non dare all'interlocutore la sensazione di parlare in uno spazio digitale vuoto e privo di risonanza.

Le vostre riunioni online potrebbero andare ancora meglio nonostante la telecamera sia accesa? Potete trovare altri consigli specifici per riunioni a distanza efficienti in questo nostro articolo: Galateo per le riunioni online - 6 regole e consigli.

Apprendimento chiave: utilizzate le videochiamate! La visibilità delle espressioni facciali e dei gesti migliora notevolmente la qualità della comunicazione, consentendo di condividere e interpretare emozioni e reazioni in tempo reale.

Suggerimento aggiuntivo: il vostro team remoto non è sparso per mezzo mondo? Allora cogliete l'opportunità di migliorare la collaborazione e la comprensione reciproca attraverso incontri occasionali faccia a faccia. Che si tratti di una riunione, di un seminario o di una discussione: in Office Club troverete la sala conferenze adatta al vostro team, ovunque in Germania.

Per i team remoti non sono importanti solo le riunioni formali, come il jour fixe o gli aggiornamenti giornalieri, ma anche le riunioni informali. Tuttavia, i team remoti non hanno la possibilità di chiacchierare con i colleghi in corridoio o in cucina. Un modo per promuovere questa mancanza di dialogo personale e informale è rappresentato dagli hangout nello spazio digitale, lontano dalla routine lavorativa quotidiana. Abbiamo raccolto tre idee stimolanti per riunioni digitali informali che rafforzano le relazioni di squadra:

"Mostra e racconta" virtuale

Ogni membro del team ha l'opportunità di condividere qualcosa di personale o un'esperienza recente in un formato breve e informale.

Potrebbe trattarsi di un hobby, di un libro interessante o di un progetto personale. Idealmente, una persona diversa faciliterà ogni riunione per stabilire un quadro di riferimento e guidare i brevi interventi.

Questo tipo di riunione non solo promuove la coesione, ma anche la comprensione reciproca e l'apprezzamento dell'individualità di ciascuno.

"Escape Room" a distanza

Organizzate un evento di squadra virtuale che sia divertente e promuova lo spirito di squadra:

Una "escape room a distanza" è una versione virtuale dell'escape room fisica. Nella versione remota, i membri del team lavorano insieme online, spesso tramite una piattaforma o un'applicazione di videochiamata. I giocatori utilizzano indizi digitali e risolvono insieme enigmi interattivi per fuggire virtualmente da una stanza.

Questa attività è pensata appositamente per i team remoti e promuove il pensiero creativo, la collaborazione e la comunicazione. Molti fornitori di queste escape room virtuali offrono temi e livelli di difficoltà diversi, rendendole adatte a team di diverse dimensioni e preferenze.

Suggerimento aggiuntivo: alcune piattaforme consentono anche di personalizzare i puzzle in base a contesti o obiettivi aziendali specifici, rendendo l'esperienza ancora più rilevante e coinvolgente per il team.

Pause caffè virtuali a tema

Pianificate regolarmente delle pause caffè virtuali con argomenti specifici in cui tutti i membri del team possono scambiarsi idee.

Esempi di argomenti sono "Le migliori serie che ho visto di recente", "Idee di ricette per l'ufficio a casa" o "Le app che mi semplificano la vita".

Queste riunioni basate su argomenti possono portare a conversazioni più semplici e impedire a tutti di sorseggiare un caffè o una bevanda fredda dopo il lavoro. Inoltre, incoraggiano la scoperta di un terreno comune, che a sua volta rafforza la simpatia e il senso di connessione.

Tutte queste idee di hangout non riguardano esplicitamente il contenuto del lavoro. Questo tipo di comunicazione informale contribuisce a creare un'atmosfera di fiducia, un legame personale e una comprensione reciproca.

2. sforzarsi di trovare il giusto tono nei messaggi scritti

Le sfide della comunicazione scritta attraverso strumenti come e-mail, Slack e WhatsApp sono molteplici. In passato esistevano convenzioni chiare per la forma scritta, come ad esempio "Caro / Gentile" nelle lettere. Oggi non è più così: un "cordiali saluti" o l'uso di emoji appartengono a un'e-mail? E quando si comunica con i colleghi via WhatsApp? I confini del linguaggio appropriato stanno diventando sempre più labili, dato che molte persone utilizzano gli stessi canali sia nella vita personale che in quella professionale.

L'appropriatezza dei vostri messaggi dipende molto dal rapporto che avete con l'altra persona: Si tratta di un nuovo contatto del settore o di un collega fidato? A seconda di ciò, il tono dovrebbe essere più formale o informale.

Regola generale per la comunicazione scritta: essere sempre educati. L'educazione è uno strumento essenziale per ridurre al minimo i malintesi. Un tono educato rende la comunicazione digitale meno incline al conflitto e favorisce le interazioni positive.

Suggerimento supplementare: se avete la sensazione che le e-mail di un nuovo collega sembrino troppo impegnative, potrebbe essere che a lui piaccia essere breve. Organizzate un incontro digitale per conoscervi: questo riduce al minimo i malintesi e vi aiuta a essere più empatici nei confronti dell'altro.

Volete saperne di più sulla buona comunicazione? Nel nostro articolo sulla sulla comunicazione non violenta sul posto di lavoro abbiamo raccolto alcuni preziosi consigli per voi!

3. stabilire canali di comunicazione chiari per il vostro team remoto

Andreas e Sabine comunicano principalmente tramite WhatsApp e occasionalmente telefonano. Miro e Ivana, invece, usano Slack e le e-mail, il che crea confusione: dov'è l'informazione importante sulla scadenza? E perché Miro conosce dettagli di cui Andreas non ha mai sentito parlare? Canali di comunicazione poco chiari e, soprattutto, la mancanza di una piattaforma centrale su cui tutte le informazioni importanti siano accessibili a tutti possono essere fatali per i team remoti: Nascono incomprensioni e ambiguità.

È quindi essenziale definire canali di comunicazione comuni con il vostro team! Iniziate a definire canali specifici per le diverse esigenze di comunicazione: Le e-mail per gli annunci formali, Slack o Microsoft Teams per le consultazioni quotidiane e le domande rapide, e magari uno strumento di gestione dei progetti per le attività e le scadenze. È importante che ogni membro del team sappia dove trovare le informazioni e come comunicare.

Suggerimento aggiuntivo: utilizzate gli strumenti di feedback! Utilizzate con il vostro team strumenti che vi permettano di raccogliere e dare feedback regolarmente. Chi riceve elogi e riconoscimenti rimane motivato e chi riceve critiche costruttive può migliorare.

Apprendimento chiave: stabilendo questi canali di comunicazione e facendo un uso consapevole degli strumenti, potete creare una solida base per una comunicazione efficace e trasparente nel vostro team remoto.

Conclusioni:

Rafforzare le relazioni digitali attraverso un'abile comunicazione e incontri informali

I modelli di lavoro a distanza non richiedono solo competenze tecnologiche ma anche interpersonali! Attraverso canali di comunicazione chiari, il giusto tono nelle comunicazioni scritte e forme creative di incontri digitali, i team possono rimanere in contatto e con successo anche a distanza.

Se investite in queste pratiche con il vostro team, non solo rafforzerete lo spirito di squadra, ma promuoverete anche la produttività sostenibile e la soddisfazione all'interno del team.

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